Muitas pessoas tratam compromisso e tarefa como se fossem a mesma coisa. Você sabe a diferença? Para fins de administração de tempo, entenda por compromisso um evento com dia e hora marcada. Uma consulta médica, uma palestra, uma reunião, sua aula de inglês, são exemplos de compromissos.

Já as tarefas são todas as demais atividades que você precisa fazer e que não tem um dia e hora certo para a sua realização. Finalizar o orçamento, pagar uma conta, ligar para um fornecedor e fazer um relatório são exemplos de tarefas.

No caso da tarefa, o que existe é um prazo limite para concluir –  o prazo final. Para um compromisso, você deve estar em um local, físico ou virtual, com dia e hora marcados. Para uma tarefa, não existe, necessariamente, local e data, quando existe é para entrega ou finalização.

Essa distinção é bem importante, porque muitas pessoas utilizam uma única agenda para escrever seus compromissos e suas tarefas. O que não fez no dia de hoje, faz amanhã e assim por diante. A prática mostra que esse não é o melhor jeito, existe uma forma mais fácil e produtiva. Elaboramos algumas dicas:

1 – O primeiro passo, é fazer uma lista de tudo que você tem para realizar. Tudo mesmo! Todas as suas pendências, inclusive aquelas que você guarda na sua caixa de e-mails. Tenha uma única lista de tarefas. Esse é um dos segredos da boa utilização do tempo.

Se você tiver uma lista de tarefas e outra lista de e-mails pendentes, será bem mais difícil saber por onde começar. Em sua caixa de entrada devem ficar apenas os e-mails ainda não lidos. Assim que a tarefa constante em um e-mail, ingressar na sua nova e única lista de tarefas, arquive a mensagem para que ela não fique mais na sua caixa de entrada.

A partir do momento que você colocou um e-mail na lista de tarefas, é por lá que você gerenciará sua execução. Se o e-mail não tiver mais utilidade, delete, caso contrário, armazene criando um sistema de pastas padronizadas e organizadas para que você encontre facilmente se precisar.

2 – Quando você finalizar a sua lista de tarefas, a próxima ação é ver o que realmente você precisa fazer, o que vai descartar, o que vai delegar e o que vai descentralizar. Esse é o momento de avaliar com o quê e como você está usando seu tempo. É possível que existam tarefas na sua lista que, se deixarem de ser feitas, não vão fazer a menor diferença. Para essas, combine com as pessoas envolvidas e simplesmente descarte.

Podem existir tarefas que farão mais sentido se executadas por outra pessoa da sua equipe, para essas, estabeleça um prazo para delegar. Nem sempre será possível delegar imediatamente, pois antes você precisa treinar a pessoa que passará a ser responsável pela atividade. Coloque na sua lista de tarefas um prazo final para delegar e combine com a outra pessoa um tempo para repassar a atividade. Marque esse compromisso na sua agenda. Lembre-se que agenda de compromisso é aquela que possui o dia e hora marcados.

Para algumas tarefas você pode fazer mais do que delegar, você pode descentralizar. A diferença entre delegação e descentralização é que na delegação você repassa a tarefa, mas fica com a responsabilidade. Algumas tarefas você pode repassar para outra pessoa fazer, mas o grau de importância ou de relação com a sua função ou cargo não permite que você descentralize. Em outros casos você pode descentralizar passando, além da execução da tarefa, a responsabilidade pela qualidade da entrega e todas suas consequências. 

Um exemplo disso é o relatório de vendas, que pode ser feito pela área financeira, pela área administrativa ou pela área comercial. Pode, ainda, variar de função, podendo ser executado pelo vendedor, pelo coordenador ou pelo gerente. Descentralizar é fazer uma análise mais criteriosa e ver em que área e/ou função ela se adequa melhor, repassando a responsabilidade, quando possível.

Da mesma forma, é necessário estabelecer um prazo limite para que isso aconteça e definir uma agenda de treinamento com os novos responsáveis. Anote na sua agenda essa atividade e na sua lista de tarefas o prazo limite para a descentralização.

3 – Assim que tiver sua lista de tarefas atualizada, você pode dar o próximo passo, que é definir os prazos.

Uma dica importante é organizar seu dia. É essencial uma parada diária para organizar seus compromissos marcados e suas tarefas. Faça um cronograma no final do dia anterior ou na primeira hora de trabalho. Não é preciso mais do que 10 minutos para definir sua lista de tarefas do dia.  

Além disso, não esqueça de parar pelo menos uma vez por semana para examinar sentimentos, metas e coerência entre o que você está fazendo e seus planos mais importantes. Assim você evita focar todo o seu esforço apenas no que é urgente, deixando de lado questões que realmente têm valor. Importância é valor, urgência é prazo.

Por exemplo, é melhor cuidar da saúde quando se tem ou quando se perde? A maioria só vai ao médico quando está doente, ou seja, quando perde a saúde. Se as pessoas cuidassem da saúde regularmente, como algo que é importante, não chegariam ao ponto urgente. Tudo o que se prioriza, prevalece. Se você priorizar a ansiedade, terá mais ansiedade. Se priorizar o valor, gerará mais valor. A boa administração do tempo é agir conforme seus valores.